אנשי קשר ו-CRM
מה אפשר לעשות כאן
בדף אנשי קשר מרכזים פרטי קשר, שלב עסקה, הערות, משימות, תיעוד תקשורת ופגישות. לחיצה על שורה או כרטיס פותחת את פרטי איש הקשר בלי לעזוב את הרשימה. איש קשר וחבר בקהל אינם אותו הדבר: קהל הוא רשימת אנשים לפנייה משותפת, והוא לא יוצר בהכרח כרטיס CRM לכל אדם.
מוצאים את האנשים הנכונים
- פותחים אנשי קשר בתפריט. מתחת לכותרת מופיע מספר אנשי הקשר בסביבת העבודה הנוכחית.
- מקלידים בשדה חיפוש לפי שם או טלפון כדי לצמצם את הרשימה.
- בסביבה עם צוות בוחרים כולם או שלי. הרשאות הגישה ממשיכות לחול; כולם לא עוקף הגדרות פרטיות.
- בוחרים צריך טיפול כדי להתמקד במקרים כמו ממתינים למענה ראשון, משימה קרובה באיחור, רדומים או אין משימה קרובה. סרגל הטיפול מציג גם בקשות ממתינות ומצבים נוספים בהתאם לצורך.
- עוברים בין טבלה ל־עמודות. בטלפון, אפשרות הטבלה מוצגת ככרטיסים. בתצוגת עמודות אנשי הקשר מקובצים לפי שלב; גוללים הצידה כדי לראות שלבים נוספים.
- פותחים איש קשר כדי לבדוק את הפרטים ולבחור מה עושים בהמשך.
במהדורת הנדל״ן מופיעים גם מסנני קונה, מוכר ו־בלעדיות מסתיימת. בצוות עשוי להופיע גם עזב/ה את הצוות; זהו סינון נפרד מרשימת אנשי הקשר האישית.
עובדים עם הטבלה
הטבלה מקובצת לפי שלבים, ואפשר לקפל קבוצות שלבים. לוחצים על כותרת שניתנת למיון, למשל איש קשר, משימה קרובה או קשר אחרון, למיון עולה; לחיצה נוספת ממיינת בסדר יורד, ולחיצה שלישית מבטלת את המיון. ערכים ריקים או מוסתרים נשארים בסוף בשני הכיוונים.
גוללים הצידה כשלא כל העמודות נכנסות למסך. עמודת איש הקשר נשארת גלויה בזמן העיון בשדות האחרים. פקדים בתוך תא מבצעים את הפעולה המסוימת שלהם; לחיצה על הרשומה פותחת את הכרטיס המלא. גם עמודות מותאמות שהוגדרו בסביבה עשויות להופיע, ולכן הטבלאות בשתי סביבות עבודה אינן בהכרח זהות.
בוחרים מדריך לפי הפעולה
| מה רוצים לעשות | מדריך מפורט |
|---|---|
| ליצור כרטיס אחד | הוספת איש קשר |
| להעביר נתונים מגיליון | ייבוא אנשי קשר |
| לשנות שלב בעסקה | קידום בשלבים |
| לשנות שמות וסדר שלבים | התאמת שלבים |
| לעדכן פרטים ותגיות | עריכת פרטים ותגיות |
| לכתוב תיעוד פנימי | הערות |
| לתכנן את הפעולה הבאה | משימות המשך |
| לתעד שיחה | שיחות, הודעות והיסטוריה |
| לקבוע פגישה או לשלוח הזמנה | פגישות |
| לתעד נכס של מוכר במהדורת הנדל״ן | נכס של מוכר |
הרשאות ופעולות ברשימה
בתפקיד צפייה לא מוצג איש קשר חדש. ייבוא ו־ייצוא זמינים לבעלי הסביבה ולמנהלים. תחת ייצוא בוחרים קובץ Excel (.xlsx) או קובץ CSV. גם שינוי שלבי התהליך מיועד לבעלי הסביבה ולמנהלים; אצל חברי צוות, הגדרות עשויות להוביל במקום זאת להגדרות פרטיות.
הרשאות יכולות להיות שונות לכרטיס, לעסקה, למשימות, להערות, לתקשורת ולפגישות. עצם הצגת הכרטיס אינה מעידה שכל חלק בו ניתן לעריכה. גם כרטיס מוקפא מגביל שינויים.
אם משהו לא מסתדר
- מוצג אין אנשי קשר עדיין: בודקים את סביבת העבודה והסינון לפני שמוסיפים או מייבאים רשומות.
- מוצג לא ניתן לטעון אנשי קשר: לוחצים על נסה שוב בהודעת השגיאה המתאימה.
- איש קשר מוכר חסר: מנקים חיפוש וסינון טיפול, בודקים כולם לעומת שלי, ומוודאים שיש הרשאת גישה.
- מוצג שלב מוסתר: פרטי שלב העסקה מוגבלים לצפייה; זו אינה עמודה ללא שם.
מדריכים קשורים
עמודים בנושא
- אנשי קשר ושלבי העסקה
מוצאים אנשי קשר, עוברים בין טבלה לעמודות ומזהים מי צריך טיפול.
- הוספת איש קשר
יוצרים כרטיס עם פרטי הקשר הנדרשים בסביבה, בוחרים שלב ומוסיפים משימת המשך לפי הצורך.
- ייבוא אנשי קשר מגיליון
מכינים קובץ CSV או XLSX, ממפים עמודות ובודקים אילו רשומות נוצרו או עודכנו ואילו שורות דולגו או נכשלו.
- קידום איש קשר בשלבי העסקה
משנים שלב בטבלה, בעמודות או בכרטיס איש הקשר ומתעדים סיבה כאשר העסקה מסומנת כאבודה.
- התאמת שלבי אנשי הקשר
משנים שמות וסדר שלבים, מגדירים ימים ללא פעילות ובוחרים לאן להעביר אנשי קשר כשמוחקים שלב.
- עריכת פרטי איש קשר ותגיות
עדכון שם, פרטי קשר, מקור, שדות מותאמים ופרטי עסקה, והזנת תגיות בפורמט מופרד בפסיקים ששומר גם על פסיקים ומירכאות בתוך תגית.
- הוספה וניהול של הערות לאיש קשר
שמירת מידע כתוב בכרטיס איש הקשר, זיהוי מי הוסיף כל הערה ומתי, והבנת התנאים שבהם אפשר למחוק הערה.
- ניהול משימות מעקב לאנשי קשר
הוספת פעולה להמשך עם תאריך ושעה, בחירת ערוצי תזכורת, בקשת הוספה ליומן Google ועריכה, השלמה או פתיחה מחדש של משימות.
- תיעוד שיחות והודעות וצפייה בהיסטוריית התקשורת
מתעדים קשר ראשון, מדרגים שיחות ומשלימים משימות המשך. מבדילים בין רישום ב־CRM לבין חיוג או שליחת הודעה מחוץ לאפליקציה.
- קביעת פגישות, שיחות וידאו ותיעוד התוצאה
קובעים פגישה לאיש קשר, מבקשים קישור Google Meet והזמנה באימייל, מבינים מתי נדרש אישור האחראים ליומן ומתעדים את התוצאה.
- הוספת נכס למוכר וניהול פרטי הנכס
מפעילים תפקיד מוכר, שומרים פרטי נכס ומחירים, מבינים את בקשת הפרסום כטיוטה ומכינים לפי הצורך פרטים ותמונות לאתרים.