תיעוד שיחות והודעות וצפייה בהיסטוריית התקשורת

למה זה מיועד

תיעוד תקשורת שומר מה קרה עם איש הקשר, איך השיחה התנהלה ומה צריך לעשות בהמשך. בלשונית תקשורת, האזור היסטוריה משלב שיחות והודעות שתועדו עם פגישות שכבר הסתיימו. פגישות שעדיין לא הסתיימו ולא תועדו מוצגות בנפרד תחת פגישות.

חשוב: חיוג, שליחת אימייל ו־הודעה פותחים את יישום החיוג, את יישום האימייל או את וואטסאפ. הם לא מוסיפים תיעוד שיחה ולא מאשרים שהתקבל מענה או שהודעה נשלחה. חוזרים לאיש הקשר כדי לתעד את התוצאה.

לפני שמתחילים

• פותחים אנשי קשר ובוחרים איש קשר כדי לפתוח את פרטיו.
• נדרשת הרשאת עריכה ל־תקשורת. הרשאת צפייה בלבד, מידע פרטי או איש קשר מוקפא עלולים למנוע תיעוד ועריכה.
• תיעוד קשר ראשון מעדכן גם את ההתקדמות, ולכן נדרשת הרשאת עריכה לעסקה. הוספת משימות או השלמתן דורשת גם הרשאת עריכה למשימות.
• בודקים אם באמת נוצר קשר. ניסיון חיוג שלא נענה אינו קשר ראשון.

מתעדים קשר ראשון

1. פותחים את הלשונית תקשורת ולוחצים על תיעוד שיחה או הודעה. אם טרם תועד קשר ראשון, נפתח החלון נוצר קשר ראשון. אפשר גם ללחוץ על נוצר קשר ראשון בכותרת כרטיס איש הקשר, כשהכפתור מוצג.
2. תחת איך דיברתם? בוחרים שיחה, וואטסאפ, אימייל, הודעת SMS, פנים אל פנים או אחר. הבחירה מתארת את התקשורת; היא לא שולחת הודעה ולא מבצעת שיחה.
3. תחת איך היה? בוחרים דירוג של 1–5 כוכבים. בתיעוד קשר ראשון הדירוג חובה. ניסיון שמירה ללא דירוג מציג חסר: דירוג.
4. מוסיפים סיכום, לפי הצורך, עד 2,000 תווים. זהו תיעוד פנימי ולא שדה לשליחת הודעה לאיש הקשר.
5. תחת מה הלאה? אפשר למלא משימות ו־מועד. לכל משימה נדרשים גם טקסט וגם תאריך ושעה. לוחצים על הוספת משימה לשורה נוספת, או על מחיקה להסרת שורה נוספת. כדי לא ליצור משימה משאירים את שני השדות ריקים. אפשר לשמור עד 10 משימות בתיעוד קשר ראשון, עד 200 תווים למשימה.
6. אם צריך לתקן את פרטי איש הקשר ויש הרשאת עריכה לכרטיס, לוחצים על עדכון פרטים. בחלון המהיר עורכים שם, טלפון, אימייל וגם תגיות כשההרשאות מאפשרות. שומרים כדי לחזור לתיעוד השיחה.
7. לוחצים על שמירה. החלון נסגר והרשומה מופיעה ב־היסטוריה עם הסימון נוצר קשר ראשון, הערוץ, שם מי שתיעדו את השיחה, הזמן, הדירוג והסיכום אם נכתב. אם איש הקשר עדיין בשלב הראשון שהוגדר, התהליך מעביר אותו לשלב השני שהוגדר. איש קשר שכבר התקדם לשלב אחר לא מוחזר לשלב השני.

מתעדים שיחה נוספת

1. פותחים תקשורת ולוחצים על תיעוד שיחה או הודעה. אחרי שכבר תועד קשר ראשון, כותרת החלון היא תיעוד תקשורת עם {name}, עם שם איש הקשר בפועל.
2. בוחרים ערוץ, מוסיפים דירוג אם רוצים וממלאים סיכום לפי הצורך. בשיחה שאינה קשר ראשון אפשר לשמור ללא דירוג.
3. אם מוצגות משימות תחת סימון משימות פתוחות כהושלמו, מסמנים רק את המשימות שהושלמו בפועל בעקבות השיחה. בשיחה נוספת לא מוצגות שורות תכנון המשימות של הקשר הראשון.
4. לוחצים על שמירה. הרשומה מתווספת ל־היסטוריה והמשימות שנבחרו מסומנות כהושלמו.

מתעדים חיוג ללא מענה

אפשרות זו נמצאת בקיצור דרך נפרד, ולא בתיבת סימון בתוך חלון התיעוד הרגיל.

1. בטבלה או בתצוגת העמודות לוחצים על אזור משימה קרובה של איש הקשר. כשאיש הקשר נמצא בשלב הראשון שהוגדר, נפתח החלון האם הליד ענה?.
2. בוחרים לא ענה. ניסיון החיוג נשמר מיד והחלון נסגר. הניסיון מופיע בהיסטוריה ומחוון ניסיונות החיוג מתעדכן. לא מצורפים לניסיון דירוג, קשר ראשון, משימה חדשה או השלמת משימה.
3. אם התקבל מענה, בוחרים ענה. נפתח טופס התיעוד, ובמידת הצורך נוצר קשר ראשון. משלימים את הטופס ושומרים.

חיוג שלא נענה לא קובע קשר ראשון, לא מקדם שלב, לא משנה את הדירוג הממוצע ולא מעדכן קשר אחרון. לכן איש קשר בשלב הראשון עשוי להישאר ממתין למענה ראשון גם לאחר כמה ניסיונות. מספר הניסיונות נשמר גם אחרי שיחה מוצלחת בהמשך.

אם איש הקשר כבר לא בשלב הראשון שהוגדר, קיצור הדרך פותח ישירות את התיעוד, ללא השאלה האם הליד ענה?. גם תיעוד שיחה או הודעה מתוך כרטיס איש הקשר פותח ישירות את הטופס. אין לדרג ניסיון שלא נענה כאילו התקיימה שיחה.

קוראים ומתקנים את ההיסטוריה

• היסטוריה מציגה את הפריטים מהחדש לישן ומשלבת תקשורת עם פגישות שהסתיימו או תועדו. פגישות עתידיות מופיעות תחת פגישות, לפי שעת ההתחלה.
• כל רשומת תקשורת מציגה ערוץ, מתעד וזמן. קשר ראשון מסומן נוצר קשר ראשון וחיוג ללא מענה מסומן לא ענה.
• בשיחה שנענתה, מי שתיעדו אותה או בעלי סביבת העבודה ומנהלים עם הרשאת עריכת תקשורת יכולים ללחוץ על הכוכבים כדי לשנות דירוג.
• פותחים את תפריט פעולות של הרשומה, בוחרים את פריט סיכום, עורכים ולוחצים על שמירה או ביטול.
• ברשומה מדורגת שאינה קשר ראשון, נקה דירוג מסיר את הדירוג. מחיקה זמינה לרשומות שאינן קשר ראשון ושמותר לערוך. אי אפשר למחוק מתפריט זה את רשומת הקשר הראשון או לנקות את דירוג החובה שלה.
• ברשומות ללא מענה לא מוצגים כלי העריכה של שיחה שנענתה.

אם משהו לא עובד

מה רואים	הסיבה האפשרית	מה עושים
עוד לא תועדה תקשורת	אין היסטוריית CRM גלויה; הכפתורים החיצוניים לא יוצרים אותה	מתעדים את השיחה בפועל באמצעות תיעוד שיחה או הודעה
חסר: דירוג	בקשר ראשון נדרש דירוג	בוחרים 1–5 כוכבים ושומרים שוב
חסר: משימות/מועד	משימת המשך לא הושלמה או שהמועד אינו תקין	משלימים טקסט ומועד תקין, או מנקים את שניהם
התיעוד חסום או השמירה נדחית	חסרה הרשאה לתקשורת, לעסקה או למשימות, או שאיש הקשר מוקפא	מבקשים מהאחראים לבדוק את ההרשאות הרלוונטיות; לא מתעדים תוצאה שלא קרתה
אין לא ענה בכרטיס	האפשרות שייכת לקיצור הדרך משימה קרובה בשלב הראשון	משתמשים בקיצור הדרך כשהוא מתאים; בטופס הרגיל אין מתג ללא מענה
אין תפריט עריכה או מחיקה	הרשומה ללא מענה, מוגנת כקשר ראשון או שאין הרשאות	משאירים את המקור ופונים למתעדים או לבעלי הרשאה לתיקון אפשרי

מדריכים קשורים

• אנשי קשר ו־CRM
• הוספת איש קשר
• העברת אנשי קשר בין שלבים
• קביעת פגישות ותיעודן