הוספה וניהול של אנשים בקהל

למה משמש המדריך

מוסיפים לקהל אדם אחד בכל פעם או רשימה מקובץ, ואז מנהלים את החברות בקהל. אנשים חדשים שנוספים בדרכים האלה הם חברי קהל, ולא הופכים אוטומטית לאנשי קשר ב־CRM. אפשר לצרף אנשי קשר קיימים שתואמים לפרטים בלי ליצור כפילויות.

לפני שמתחילים

• פותחים קהלים ואת הקהל שרוצים למלא. נדרשת הרשאת ניהול; תפקידי צפייה אינם יכולים להוסיף או לייבא אנשים.
• בודקים בכותרת שזה הקהל הנכון לפני שמשנים את החברות בו. בטלפון פותחים פעולות כדי להגיע ל־הוספת אדם או ייבוא; במסכים גדולים מופיעים גם כפתורים ישירים.
• להוספה ידנית מכינים שם וכתובת אימייל או מספר טלפון. בייבוא, חייבים למפות לפחות עמודה אחת לאימייל או לטלפון.
• משתמשים רק במידע שמותר לכם לשמור ולהשתמש בו. ייבוא מספר טלפון או כתובת אימייל אינו כשלעצמו הסכמה לקבל הודעות.

מוסיפים אדם ידנית

1. בוחרים הוספת אדם. נפתח חלון עם ההסבר הזינו שם וכתובת אימייל או מספר טלפון.
2. ממלאים שם, עד 120 תווים בטופס הזה.
3. ממלאים אימייל, טלפון או את שניהם. אי אפשר לשלוח שם בלי אף אחד מהפרטים המזהים. מזינים כתובת אימייל ומספר טלפון תקינים; קידומת מדינה בינלאומית עוזרת למנוע עמימות במספר הטלפון.
4. לוחצים על הוספת אדם. השירות בודק פרטים מזהים קיימים לפני יצירת אדם חדש.
5. אם נמצא לפי הטלפון אדם שגלוי לכם עם שם אחר, עשויה להופיע שאלה: מספר הטלפון הזה שייך ל{name}. להוסיף את איש הקשר הקיים? בודקים שזה אכן אותו אדם ולוחצים על הוספת איש הקשר הקיים. ביטול מחזיר לטופס כדי לתקן את הפרטים.
6. לאחר הצלחה החלון נסגר ונתוני הקהל מתרעננים. מאתרים את האדם ב־אנשים כדי לוודא שהוא צורף.

בקשת האישור אינה מופיעה בכל התאמה קיימת. התאמה לפי אימייל או לפי שם תואם יכולה להיקשר בלי השאלה הנוספת. צירוף איש קשר קיים אינו מעביר בעלות עליו ואינו מעניק גישה למידע פרטי.

מכינים קובץ CSV או XLSX

בורר הקבצים מקבל .csv ו־.xlsx; קובצי .xls ישנים אינם מתקבלים. השורה הראשונה צריכה להכיל כותרות עמודות ייחודיות ולא ריקות, עד 200 תווים לכל כותרת. בגיליון מומלץ לשמור מספרי טלפון כטקסט, כדי שאפסים בתחילת המספר וקידומות לא יאבדו עוד לפני ההעלאה.

מגבלה	המשמעות
CSV: עד 100MB	תקרת ההעלאה היא 100 × 1,024 × 1,024 בתים. בייבוא CSV לקהל לא חלה מגבלת 5,000 שורות הנתונים של Excel.
XLSX: עד 2MB	תקרת ההעלאה היא 2 × 1,024 × 1,024 בתים. הקובץ חייב לעבור גם בדיקות בטיחות של Excel.
XLSX: עד 5,000 שורות נתונים ושורת כותרת	קובץ גדול מדי או לא בטוח נדחה, ולא מיובאים ממנו בשקט רק 5,000 האנשים הראשונים.
XLSX: עד 100 עמודות ו־500 תווים בתא	חלות גם מגבלות על מבנה הקובץ ועל התוכן לאחר פריסה; גם קובץ קטן עלול להידחות.
עד 40 שדות קהל	זו מגבלת השדות הכוללת בקהל היעד, ולא 40 שדות נוספים בכל העלאה.
תווית של שדה קהל: 1–100 תווים	שדה ששומרים צריך תווית שאינה ריקה.

אם קובץ ה־Excel גדול או מורכב, שומרים את הגיליון הרלוונטי כ־CSV. משאירים רק עמודות נחוצות. אם מזוהים אוטומטית יותר מ־40 שדות קהל נוספים, התצוגה המקדימה עלולה להידחות עוד לפני מסך המיפוי; במקרה כזה מצמצמים עמודות בקובץ.

מייבאים לתוך הקהל הפתוח

1. בתוך הקהל לוחצים על ייבוא. נפתח חלון ייבוא אנשים, ובו מגבלות הקובץ.
2. תחת בחרו קובץ CSV או Excel בוחרים את הקובץ. בזמן הקריאה מופיע קורא את הקובץ….
3. כשהתצוגה המקדימה מוכנה, בודקים את תצוגה מקדימה (5 השורות הראשונות). זו דגימה בלבד, לא אישור שכל שורות הקובץ תקינות.
4. בודקים את המיפויים המוצעים עבור שם, אימייל, טלפון ו־תגיות. בכל רשימה בוחרים את כותרת העמודה המתאימה, או לא לייבא לפרט שלא משתמשים בו. חייבים למפות לפחות אימייל או טלפון.
5. בודקים את שדות חדשים לקהל. לכל עמודה נוספת משאירים את הסימון כדי לשמור אותה כשדה ייעודי לקהל, עורכים את תווית השדה לפי הצורך או משתמשים ב־לא לייבא כדי לוותר עליה. עמודות שכבר מופו לפרטים מזהים או זוהו כשדות CRM אינן מוצגות שוב כשדות קהל חדשים.
6. מוודאים שהתוויות של השדות הנשמרים אינן ריקות, ושכלל השדות יעמוד במגבלת 40 השדות. שדות CRM מותאמים קיימים יכולים להיות מזוהים אוטומטית לפי התאמת התווית לכותרת עמודה; אין בחלון עורך נפרד למיפוי ידני של שדות CRM.
7. לוחצים על התחלת ייבוא. הכפתור אינו זמין עד שהמיפוי תקין. לאחר התחלת הבקשה מופיע מייבא… {processed} שורות.
8. ממתינים לתוצאה. אחרי תחילת הייבוא אפשר ללחוץ על סגירה: אפשר לסגור את החלון. הייבוא ימשיך ברקע. סגירת החלון אינה מבטלת את הייבוא ברקע.
9. בסיום בודקים את הייבוא הסתיים ואת מספר הרשומות שנוספו או עודכנו ומספר השורות שדולגו. החלון יכול להציג עד חמש דוגמאות של שגיאות בשורות. לוחצים על סיום ובודקים את אנשים.

כדי ליצור קהל חדש מקובץ, בוחרים ייבוא ברשימת קהלים הראשית. באותו חלון מיפוי מופיע גם שם הקהל החדש, שמתחיל בשם המבוסס על שם הקובץ. קובעים אותו לפני התחלת ייבוא; לאחר סיום מוצלח נפתח הקהל שנוצר. בייבוא מעמוד קהל אין בקשה לשם חדש, כי קהל היעד כבר נבחר.

מבינים את תוצאות הייבוא

• אימייל וטלפון עוברים נרמול והתאמה לאנשים קיימים. הייבוא אינו מיועד ליצור איש קשר נוסף רק מפני שהאדם נמצא בקהל אחר.
• שורה שאין בה אימייל שמיש וגם אין בה טלפון שמיש מדולגת. אם פרט מזהה אחד אינו תקין אבל השני שמיש, אפשר עדיין לייבא לפי הפרט התקין.
• פרטים מזהים חוזרים עשויים להידלג. מספר השורות שדולגו אינו רק מספר שגיאות; לא לכל כפילות מדולגת מוצגת דוגמת שגיאה.
• שמות, תגיות וערכי CRM קיימים שאינם ריקים אינם נדרסים באופן גורף. בהתאם להרשאות, הייבוא יכול להשלים ערכים חסרים; ערכים ייעודיים לקהל נשמרים בחברות בקהל הזה.
• אדם חדש נשמר כ־חבר קהל. משתמשים ב־הפיכה לאיש קשר כשמתכוונים להעביר אותו ל־CRM.
• גם בייבוא שנכשל ייתכן ששורות קודמות כבר נשמרו. בודקים את המונים ואת החברות הנוכחית לפני העלאה חוזרת; כישלון אינו אומר שכל הייבוא בוטל.
• תצוגה מקדימה שלא התחילו ממנה ייבוא פגה אחרי 24 שעות. אם פג תוקפה, בוחרים את הקובץ שוב.

בתגיות מפרידים בין ערכים בפסיק, בנקודה־פסיק או ב־|. הייבוא שומר עד 20 תגיות שונות בכל שורה, עד 40 תווים לתגית. שמות מיובאים מוגבלים ל־120 תווים וערכי שדות קהל ל־2,000 תווים; לא משתמשים במסלול הזה לשימור טקסט ארוך יותר במלואו.

מוצאים ובוחרים אנשים

1. פותחים אנשים. משתמשים ב־חיפוש אנשים, ולפי הצורך ב־יש אימייל, הסכימו לאימייל, תגית או שדה עם ערך. בטלפון המסננים מרוכזים בחלונית סינון.
2. אם האדם שחיפשתם אינו מופיע, מסירים מסננים מצמצמים. ההודעה אין אנשים שתואמים למסננים האלה. אינה אומרת בהכרח שהקהל ריק.
3. מסמנים תיבות ליד האנשים שרוצים לשנות. בחירת כל האנשים שנטענו בוחרת את השורות שכבר נטענו, לא את כל התוצאות בשרת.
4. משתמשים ב־טעינת עוד כשאפשר לטעון שורות נוספות. הרשימה נטענת בקבוצות של 50, והבחירה המרובה מוגבלת ל־5,000 אנשים. שינוי החיפוש או המסננים מנקה את הבחירה.
5. פותחים פעולות עבור האנשים שנבחרו.

שם לחיץ פותח רשומת אדם שיש אליה גישה. איש קשר פרטי ופרטים מוגבלים שאינם לחיצים משקפים מגבלות פרטיות, ולא קישור מקולקל.

בוחרים את הפעולה הנכונה לאנשים

פעולה	התוצאה והמשך הפעולה
העתקה לקהל…	בוחרים יעד שניתן לנהל ב־בחירת קהל, ואז אישור. החברות בקהל המקורי נשארת.
העברה לקהל…	בוחרים יעד ואז אישור. האנשים שנבחרו יוצאים מהקהל הזה ומצטרפים ליעד.
קהל חדש מהבחירה	ממלאים שם, בוחרים העברה או העתקה, ואז אישור. הקהל החדש נפתח; האפשרות שנבחרה קובעת אם החברות המקורית נשארת.
הסרה מהקהל	מסירה רק את החברות שנבחרה בקהל הזה. אינה מוחקת את האנשים בכל המערכת ואינה מסירה חברות בקהלים אחרים.
הפיכה לאיש קשר	הופכת אנשים מתאימים וגלויים מסוג חבר קהל לאנשי קשר ב־CRM. אין צורך בפעולה הזאת רק כדי לשמור מישהו בקהל.
לא לשלוח אימייל	מחילה חסימת אימייל על אנשים מתאימים שנבחרו ויש להם כתובת אימייל. אינה מסירה חברות בקהל.
לאפשר אימייל שוב	מוצעת לכתובות שנחסמו ידנית. אינה דרך לעקוף כל סיבת חסימה או ליצור הסכמה.
מחיקת האדם	פותחת אישור למחיקה בכל המערכת. אינה מילה נרדפת להסרת חברות בקהל.

ב־מחיקת האדם קוראים למחוק את האנשים שנבחרו? הם יוסרו מכל הקהלים. לפני אישור. הפעולה זמינה רק כשהבחירה מכילה אנשים מתאימים מסוג חבר קהל, ולא אנשי קשר או חברים מוסתרים; השרת אוכף גם הרשאות לאדם ומגבלות של רשומות מוקפאות. מטפלים באנשי קשר מתוך אנשי הקשר, ולא מוחקים אותם בפקודה הזאת.

אם משהו לא מסתדר

מה קורה	סיבה או דרך התאוששות
הקובץ גדול מדי	מצמצמים את הקובץ או משתמשים ב־CSV לרשימה שחורגת ממגבלות Excel. שינוי סיומת של XLSX ל־CSV אינו המרה.
רק קבצי CSV ו-Excel	בוחרים .csv או .xlsx; קובץ .xls שומרים קודם באחד הפורמטים האלה.
קובץ ה-Excel גדול מדי או שלא ניתן לקרוא אותו. שמרו אותו כ-CSV ונסו שוב.	מגבלות גודל, שורות, עמודות, תאים, בטיחות או פענוח יכולות לדחות Excel. מייצאים CSV פשוט יותר ובוחרים אותו שוב.
התצוגה המקדימה נכשלת לפני המיפוי	בודקים כותרות ייחודיות ולא ריקות, תוכן CSV/XLSX קריא ומספר שדות נוספים. מסירים עמודות מיותרות; אם מסך המיפוי כבר פתוח, משתמשים ב־בחירת קובץ אחר.
מפו עמודת אימייל או טלפון	בוחרים כותרת עבור אימייל או טלפון. מיפוי שם בלבד אינו מספיק.
בדקו את תוויות השדות והעמודות שנבחרו.	בודקים את התוויות הנשמרות ואת מגבלת 40 השדות. שדות קיימים בקהל היעד נספרים גם הם.
לא ניתן לעדכן את התקדמות הייבוא.	משתמשים ב־ניסיון נוסף בחלון. שגיאת רענון התקדמות אינה אומרת כשלעצמה שהייבוא ברקע נכשל; לא מתחילים מיד העלאה נוספת.
הייבוא נכשל.	קוראים את המונים ואת דוגמאות שורה {row}: {reason}. מתקנים פרטים מזהים לא שמישים או את תוכן הקובץ ובודקים תוצאות חלקיות לפני ניסיון נוסף.
מחיקת האדם אינה זמינה	הבחירה כוללת איש קשר או אדם מוסתר. משתמשים ב־הסרה מהקהל אם רוצים לשנות רק חברות; מחיקת איש קשר מנוהלת באנשי הקשר.
מופיע האדם הזה כבר לא זמין. או מסר על איש קשר מוקפא	הרשומה או ההרשאות השתנו, או שעזיבת הבעלים עוד לא הוסדרה. מרעננים את התצוגה ופונים לבעלים או למנהלים לפתרון הגישה או ההקפאה.

מדריכים קשורים

• סקירת קהלים
• יצירה וניהול של קהל
• שימוש בקהלים
• אנשי קשר ו־CRM
• הוספת איש קשר